TOPLANTI YÖNETİMİ

TOPLANTI YÖNETİMİ

Karar vermek, bir projenin son durumunu öğrenmek, yapılan işlerin detaylarını, yapılmayanların neden yapılmadığını sorgulamak, fikir ya da onay almak için mi toplantılara ihtiyaç duyarız yoksa toplantı yapmak artık nedenini sorgulamadığımız bir alışkanlık mıdır?
Gelin bazı kurumların toplantılardaki iç seslere kulak verelim…

- Yine mi toplantı!
- Konuş konuş ortada bir sonuç yok!
- Toplantı yapmaktan iş yapamıyoruz!
- Yine hesap sorucu sözler ve gözler!
- Toplantı salonu görmek istemiyorum!
- Son altı aydır üç toplantıdan birinde bu konuyu konuşuyoruz!
- Acilen toplantı yönetimi eğitimi almalıyız!

Bunlar size tanıdık geldi mi? Geldiyse, içinde bulunduğunuz ve bildiğiniz döngüyü yazıyı okurken fark ettiniz demektir... Zaten esas olan fark etmek ve onaylamaktı, şimdi neler yapacaksınız?

Toplantı yönetiminde verimliliği yakalayamayan kurumların mevcut durum analizlerinde ortaya çıkan sonuç, çalışma saatlerinin büyük bir kısmını gündemi ve zamanı belli olmayan toplantıların oluşturmasıdır.

Bir toplantının maksimum verimliliği için, verimli toplantı kuralları:

* Toplantı gündem açılışı
* Zamanın verimli kullanılması
* İlginin toplanması, itirazların karşılanması
* Aykırı davranışların kontrol altına alınması
* Toplantının anlaşmaya ve/veya karara bağlanması
* Yapılacakların özetlenmesi, sorumlularının, zamanlamanın belirlenmesi
Verimli bir toplantının ardından iç sesler:

- İyi bir iş çıkardık
- Tam zamanında bitti
- Gündeme sadık kalmamız odaklanmamızı sağladı
- Kabul görmese bile fikrimi paylaştığım için mutluyum
- Beyin jimnastiği iyi geldi
- Başka bir gözden bakmayı gördüm
- Geçen toplantıda aldığımız kararların hepsi hayata geçti

Toplantıların verimliliğinin, kurumların ve bireylerin temel hedeflerine ulaşmadaki başarılarını direkt etkilediği unutulmamalıdır.

Toplantı yönetiminde başarılar!

Zennure YAR